Opdrachtformulering: ontwerp en uitvoering

Inleiding

Zeker in deze fase verdient het aanbeveling binnen de groep te bezien welke vaardigheden voorhanden zijn en niet automatisch aan te nemen, dat ondersteuning van derden onmisbaar is. Hoe groter de groep hoe waarschijnlijker, dat financiële, juridische en technische kennis en ervaring aanwezig zijn. Dat heeft grote voordelen, qua besluitvorming, qua behoud van zeggenschap en qua kosten. Zodra er zicht is op een locatie voor nieuwbouw of een bestaand pand, kan een architect de opdracht krijgen voor een ontwerp. De overwegingen om zelf of via derden de opdracht te geven zijn behandeld in hoofdstuk 3, punt 4. In alle gevallen zal men nauw bij de ontwikkeling van het ontwerp betrokken willen blijven en het willen toetsen aan het eisenpakket.

Naast de afspraken in het kader van het bouwproces moeten eventuele bijzondere wensen in de groep worden vastgesteld. Deze kunnen betrekking hebben op hobby's, op culturele of sportieve activiteiten en op zorg- of andere wensen.

Voorwaarden voor een juiste opdracht:

• Een ontwerp voor het project
• Toetsen van het ontwerp aan wensen, wet en budget
• Instelling van een bouwteam
• Inschakelen van een aannemer
• Organiseren van bijzondere wensen

Ontwerp en toetsing door de groep

Het contact met de architect bestaat uit de volgende stappen:

• Bij de opdracht voor een bouwplan ontvangt de architect een programma van eisen. Aan dit programma ligt het woonwensenplan van de initiatiefgroep ten grondslag.
• De architect maakt dienovereenkomstig een ontwerp.
• De initiatiefgroep toetst het ontwerp aan het eigen woonwensenplan en het eigen budget..
• Het ontwerp moet voldoen aan de eisen van gemeente, brandweer, nutsbedrijven en van het bestemmingsplan.
• Na goedkeuring door daartoe bevoegden wordt de opdracht aan de aannemer geformuleerd.

Vaak is het zo dat opdrachtgever (de groep zelf eventueel met derden) en architect in de ontwerpfase samenwerken.

Trend: meer comfort en minder samen Bij het beluisteren van de ervaringen van woongroepen is een tendens waarneembaar naar meer privacy en minder gemeenschappelijke verplichtingen. Dat wordt weerspiegeld in het ontwerp: meer aandacht voor het wooncomfort van de afzonderlijke eenheden. Groepen moeten daarom tegenwoordig hun idealen wat betreft de mate van gemeenschappelijkheid niet te hoog stellen en rekening houden met het gegeven dat bewoners een ruime mate van privacy op prijs stellen. Bron: Overbeek en Kruiswijk 1997: 109

Op www.woonkeur.nl[1] is nuttige informatie te vinden over de eisen die aan het ontwerp gesteld kunnen worden. Woonkeur biedt een aantal vuistregels op het gebied van flexibel, veilig en gebruiksvriendelijk wonen. De volgende zaken verdienen aandacht:

Het gebouw

• grootte van de verschillende ruimten (privé en gemeenschappelijk)
• situering van de ruimten
• ontsluiting
• geluidsisolatie
• ventilatie
• veiligheid van installaties voor gas, water en licht

De woonomgeving

• locatie/ligging
• bereikbaarheid openbaar vervoer
• parkeren
• zorg voor de directe woonomgeving

Financiën

• subsidieregelingen
• huursubsidie
• sponsoring
• fondsen
• bij zorgwensen: persoonsgebonden budget

Handige websites

De website www.aanvraag.nl[2] is behulpzaam bij het indienen van aanvragen voor financiële steun bij een aantal fondsen. Bij www.vrom.nl/huursubsidie[3] (voorheen: www.huursubsidieloket.nl) kan worden uitgerekend of u in aanmerking komt voor huursubsidie.

Rol van een projectteam

Doorgaans formeert de opdrachtgever een projectteam, bestaande uit een aantal leden van de initiatiefgroep. Wanneer ook derden worden ingeschakeld, een woningcorporatie of projectontwikkelaar, kan ook die daarin zitting hebben en eventueel ook de gemeente en de architect.

Het projectteam gaat 'bouwteam' heten wanneer in een latere fase ook de aannemer deelneemt aan dit overleg. Onderling bespreekt men de plannen en wordt informatie uitgewisseld.

Bij uitstek in deze fase moeten de vertegenwoordigers van de initiatiefgroep ervoor waken, dat de eigen verlangens niet ondergesneeuwd raken door de belangen van de andere deelnemers (zie ook 'Samenwerken met corporatie of projectontwikkelaar' onder 'Voorbereiding: keuzes en samenwerken', over de samenwerkingsovereenkomst). Zij moeten dan ook regelmatig en volledig verslag uitbrengen, mondeling dan wel schriftelijk, aan de andere groepsleden, zodat het groepsbelang wordt gewaarborgd.

Getrapt communiceren

Om de betrokkenheid van alle deelnemers op peil te houden, is het belangrijk dat zij goed worden geïnformeerd. Regelmatige bijeenkomsten, per week, per veertien dagen, al naar gelang de fase waarin de uitvoering verkeert, zijn in dit verband van wezenlijk belang. In aanvulling daarop kan het zinvol zijn periodiek een nieuwsbrief te verspreiden, te communiceren via e-mail of elkaar te bellen.

Woongroep De Bongerd in Zwolle kende een getrapte communicatiestructuur. Binnen de vereniging was een aparte bouwgroep ingesteld. Vier leden van die bouwgroep namen op hun beurt weer deel aan de bouwvergaderingen. De bouwgroep fungeerde voor hen als klankbord, maar als het echt nodig was, werden zaken aan de hele vereniging voorgelegd. Toen het project in een cruciale fase belandde, voerde men overdag overleg in het bouwteam en werd diezelfde avond een bijeenkomst met de hele vereniging belegd. Op die manier kon ieder lid deelnemen aan de beslissingen zonder dat de voortgang van het project in gevaar kwam.

Bron: Karsten en Wouters 1999: 20-21

Taken en bevoegdheden van het project- en bouwteam kunnen worden omschreven in de al eerder genoemde samenwerkingsovereenkomst. In de bijlagen is een model voor een dergelijke overeenkomst opgenomen.

Van bestek tot bouwen

Nadat overeenstemming is bereikt over het ontwerp volgen nog een paar stappen

• Het definitieve ontwerp wordt tot op de spijker nauwkeurig vastgelegd in tekst en tekeningen.
• Meestal wordt op basis hiervan voor de laatste keer een begroting opgesteld.
• Op basis van het zogenaamde bestek nodigt de opdrachtgever een aantal aannemers uit om op het project in te schrijven.
• Bij overeenstemming over ontwerp en prijs wordt de opdracht aan een bepaalde aannemer gegund.

Het inschakelen van een aannemer is gespecialiseerd werk. In het geval dat de initiatiefgroep zelf als opdrachtgever fungeert en binnen de groep niemand deze kennis en ervaring heeft, is deskundige hulp onmisbaar. Echter: wanneer een woningcorporatie of projectontwikkelaar als opdrachtgever optreedt, is de initiatiefgroep minder direct betrokken bij de uitvoering van de plannen en zal zij via het bouwteam alert moeten zijn op een juiste uitvoering door de aannemer.

Wie is bevoegd als opdrachtgever?

Voor de realisatie van hun droom namen de initiatiefnemers van het project Hof der Toekomst in Amersfoort contact op met de gemeente. Deze zorgde voor een geschikte locatie. Daarna werd de woningcorporatie SCW als realisator benaderd. De SCW en de initiatiefnemers stelden samen een programma van eisen op en kozen samen de architect. Het opdrachtgeverschap was echter formeel in handen van de corporatie. De initiatiefnemers woonden als toehoorders vergaderingen van het bouwteam bij. Later bleek dat geen gelukkige constructie. Er waren problemen met de aannemer over de afwerking. Het overleg met de aannemer daarover verliep moeizaam, omdat de SCW als formele opdrachtgever steeds tussen de twee partijen stond.

Aard van eventuele ondersteuning

Bij de opdrachtbepaling vindt ondersteuning op drie manieren plaats.

1. In deze fase raken meer inhoudelijk deskundigen bij het project betrokken: architect, aannemer, aanbieders van diensten, toezichthouder en mogelijk ook een financieel adviseur. Zij leveren een gespecialiseerde bijdrage aan de totstandkoming van een project.
2. Een belangrijke rol in deze fase is die van intermediair, die partijen met elkaar in contact brengt.
3. Verder kan de ondersteuner in deze fase procestaken uitvoeren, door bijvoorbeeld

• • te helpen bij de inventarisatie van de vraag naar gewenste diensten; of door
  • een overzicht te maken van de financieringsmogelijkheden; of door
  • eventueel samen met een toekomstige bewoner zitting te nemen in het bouwteam.

Belang van adviseurs

De woongroep "Paus Adrianus" huist in een voormalige en tot een aantal appartementen verbouwde school in Utrecht. Een lang en moeizaam proces. Twee factoren bepaalden destijds het succes: een hechte initiatiefgroep en een paar sterke ondersteuners. Lastig was het contact met de gemeente. De bij de verkoop van de school betrokken afdelingen hadden uiteenlopende benaderingen. De een droeg het initiatief een warm hart toe en wilde helpen, terwijl de ander zoveel mogelijk geld aan de verkoop wilde verdienen. De vereniging kreeg steun van een adviseur die de weg kende binnen het gemeentelijke apparaat. Hij wist daardoor kwesties op te lossen, die voor de initiatiefnemers onoplosbaar waren. Via zijn netwerk zijn ook andere belangstellenden bij de groep gekomen. Een tweede ondersteuning kwam van een voormalige directeur van een woningcorporatie, die met een eigen adviesbureau woongroepen ondersteunde. Door wat geld bij elkaar te leggen konden de initiatiefnemers hem inhuren. Hij hielp onder meer bij het oplossen van bouwkundige problemen, door bijvoorbeeld met alternatieven te komen op het moment dat plannen te duur bleken.

SCHEMA: overzicht van de eventuele behoefte aan ondersteuning bij de opdrachtbepaling

Onderwerp:	Ontwerp
Vragen:	Welke architect? Hoe moet het program van eisen er uitzien? Welke criteria gelden voor beoordeling van het ontwerp? Is een bouwvergunning nodig?
Ondersteuning:	Aandragen van kandidaten voor de rol van architect
(Procesfunctie)	Opstellen programma van eisen Begeleiding bij beoordeling ontwerp Inventarisatie financiële middelen en mogelijke bronnen Organiseren interne besluitvorming
(Intermediair)	Onderhandelingen met architect Aanvraag vergunningen Contacten met fondsen, c.q. bedrijven
(Inhoudelijk)	Bijdrage architect Financieel advies

Onderwerp:	Uitvoering
Vragen:	Wie is een geschikte aannemer? Bewaking van/zeggenschap over bouwproces? Hoe maken we afspraken met partners?
Ondersteuning:	Periodieke terugkoppeling naar bouwteam
(Procesfunctie)	Opstelling samenwerkingsovereenkomst
(Intermediair)	Aanbesteding Contacten met bouwteam Inschakeling deskundigen
(Expertise)	Begeleiding van en toezicht op bouwwerkzaamheden Bijdrage toezichthouder