Gedragen besluitvorming
‘Iedereen heeft zijn/haar inbreng, niemand krijgt zijn/haar zin’
Inhoud
Herkomst
De Gedragen Besluitvorming vindt zijn ontstaan binnen het Centrum Sociale Gezondheidszorg, dat werkt met de inzichten vanuit de antroposofie. Jan Saal (ook betrokken bij de opzet van de Triodosbank) staat aan de wortels van de gedragen Besluitvorming.
Inleiding
Het nemen van een besluit over een onderwerp dat iedereen aangaat is in een groep van 30 tot 70 volwassenen een lastige zaak. Want hoe zorg je ervoor dat ieders inbreng meegenomen wordt? Hoe zorg je ervoor dat niet ‘degenen die het wel weten’ het voor het zeggen hebben? En dat dit telkens dezelfde mensen zijn? Waardoor anderen zich mogelijk afzijdig gaan houden? Ga je dan stemmen als er een voorstel ligt? Of ga je dat voorstel net zo lang veranderen tot iedereen er mee kan leven? Wij hebben ervaren dat het overdragen van de besluitbevoegdheid aan een kleine groep bewoners met gebruikmaking van de Gedragen Besluitvorming een afdoende oplossing is. Een manier die aanvankelijk langer lijkt te duren, dat mogelijk ook doet, maar betere resultaten en tevredener toepassers kent.
Stap 1: Omschrijving van het vraagstuk
Bij elk vraagstuk dat zich voordoet zijn er één of meer bewoners die dit signaleren, die initiatiefnemers zijn om over een vraagstuk te gaan besluiten. Het is belangrijk met elkaar een duidelijk omschrijving van het vraagstuk op te stellen. Dat kan goed gedaan worden door de initiatiefnemers tijdens een plenaire bijeenkomst.
Stap 2: Samenstellen van een besluitgroep
Uit de groep mensen binnen het project die dat het beste kunnen neemt iemand de begeleiding van het samenstellingsproces op zich. Het samenstellen gebeurt niet door het uitvragen van wie een vraagstuk onder de hoede wil nemen. Vaak geeft dit als uitkomst dat dezelfde mensen zich opwerpen en dezelfde mensen het wel best vinden. Wij vinden het ook wenselijk dat de laatste categorie wat vaker naar voren komt. Het samenstellen van een besluitgroep gebeurt het beste op een ledenvergadering. Mensen die niet kunnen komen nemen via email deel.
Substap 1
Iedere bewoners stelt 1 (soms 2) medebewoners voor als deelnemer aan de besluitgroep en benoemt daarbij de capaciteiten die deze persoon inbrengt en dus belangrijk gevonden worden door de voorsteller. Inbreng via email wordt ook meegenomen. Uitkomst is een lijst met voorgedragen kandidaten en hun kwaliteiten.
Substap 2
Aan de voorgedragen mensen op de lijst wordt gevraagd wie zitting wil nemen in de besluitgroep. Van de over het algemeen lange lijst valt een flink aantal af. Van de overgebleven kandidaten wordt in gesprek nader onderzocht wie het beste zitting kunnen hebben in de besluitgroep. Veelal zijn dit de meest genoemde mensen, maar het kan dat een meerderheid voor een andere samenstelling gaat of dat een kandidaat zelf de voorkeur geeft aan een andere vanwege beperkte eigen capaciteiten. Minimaal bestaan een besluitgroep uit 1 deelnemer, maximaal uit 5.
Substap 3
Aan alle aanwezigen van de ledenvergadering wordt gevraagd of men zijn/haar besluitbevoegdheid voor dit vraagstuk wil overdragen aan de besluitgroep. Als er een ‘nee’ klinkt is toelichting gewenst. Het kan bv. zijn dat iemand vindt dat een bepaalde capaciteit ondervertegenwoordigd is. Dit kan aanleiding zijn om een adviseur aan de groep toe te voegen. Verder kan het goed zijn om binnen de besluitgroep een eindbesluitbevoegde te kiezen zodat de groep altijd met een besluit komt.
Substap 4
De vers aangestelde besluitgroep communiceert samenstelling en vraagstuk aan alle betrokkenen. Vanaf nu zijn zij de trekkers van het vraagstuk, naar en met wie alle communicatie verloopt. Zij gaan aan de slag op hun eerste bijeenkomst.
Stap 3: Beeldvorming
De besluitgroep start beeldvorming onder alle betrokkenen op. Iedereen kan zijn/haar ideeën over het vraagstuk te kennen geven aan de besluitgroep. Dit gebeurt gebruikelijk op een ledenvergadering of een aparte algemene bijeenkomst. Daarbij kunnen diverse werkvormen worden gekozen. Een rondje, werken in subgroepjes, creatieve vormen, etc.. Inbreng via email is altijd mogelijk voor degenen die niet aanwezig kunnen zijn. De besluitgroep verzamelt alle beelden van alle betrokkenen. Er zijn altijd betrokkenen die veel vertrouwen hebben in wat er bij de andere leden opkomt en zelf niet actief deelnemen. Dat mag.
Stap 4: Alternatievenvorming
Met alle genoemde inzichten en ideeën gaat de besluitgroep aan de slag. Zij hebben zelf ook hun inbreng gehad tijdens de beeldvorming. Zij hoeven de oplossing niet te bedenken. Vanaf nu zijn zij ordenaars, proevers, wegers om te komen tot een aantal mogelijke alternatieven. Persoonlijke voorkeuren binnen de groep mogen kenbaar gemaakt worden zodat er maximale transparantie kan ontstaan. In deze fase zijn er waarschijnlijk nog veel mogelijkheden. Minimaal 3 en maximaal 10 alternatieven worden omschreven en gepresenteerd. In elk geval ook altijd de 2 extremen die onhaalbaar zijn, zodat duidelijk is tussen welke grenzen er wordt gezocht. De besluitgroep komt met de alternatieven naar een ledenvergadering waar iedereen wordt uitgenodigd te ‘proeven’ welk alternatief zijn/haar voorkeur heeft. Deze voorkeuren kunnen op diverse manieren kenbaar worden gemaakt en worden verzameld door de besluitgroep. Wellicht komen er ook nieuwe alternatieven bij!! Die gaan allemaal mee naar de volgende stap.
Stap 5: Presentatie van enkele alternatieven (optioneel)
Met alle reacties uit stap 4 wordt het aantal alternatieven verkleint, de alternatieven worden verder uitgewerkt, gecombineerd, etc. Toelichting op de alternatieven met de diverse gevolgen moeten duidelijk worden weergegeven. De alternatieven worden gepresenteerd op een ledenvergadering en de reacties worden verzameld. Op basis hiervan worden alternatieven vaak nog aangepast. Herhaling van deze ronde kan noodzakelijk zijn als er veel veranderingen zijn. NB. Het kan zijn dat deze stap niet nodig is, omdat er direct een unanieme invulling van het vraagstuk ontstaat bij de eerste behandeling.
Stap 6: Inbrengen van een voorgenomen besluit en nemen besluit
De besluitgroep presenteert een voorgenomen besluit uit de alternatieven die tijdens stap 5 op tafel lagen. Een motivatie van dit besluit en een toelichting op de uitvoerbaarheid worden toegevoegd. In een ledenvergadering (of op andere wijze) wordt aan alle betrokkenen gevraagd of iemand een zwaarwegend bezwaar ziet. Als er bezwaren zijn wordt direct door de besluitgroep onderzocht in hoeverre het bezwaar een grotere reikwijdte heeft dan het individu dat het bezwaar inbrengt. Heeft het bezwaar een grotere reikwijdte dan moet het voorgenomen besluit worden heroverwogen dan wel aangepast en nogmaals gepresenteerd worden (stap 6 opnieuw). Is dit niet het geval dan wordt het besluit genomen. STAP 7: Aankondigen en communiceren van het besluit In de regel gebeurt dit via de notulen van de ledenvergadering. Mogelijk dienen consequenties van het besluit apart te worden gecommuniceerd naar alle leden. Hiermee komt in principe aan het bestaan van de besluitgroep een einde. Echter ... het is ook mogelijk om een doorlopende werkgroep op bovengenoemde wijze te formeren. Bij belangrijke beslissingen start deze dan bij de stap van de beeldvorming.
