Beheer: afspraken en activiteiten

Inleiding

Ook na de oplevering beheert de groep een lijst van potentiële deelnemers die instromen zodra een woning vrijkomt. Afspraken daarover staan in een toelatingsbeleid van de groep. Onderling en met de eventuele verhuurder worden er afspraken gemaakt over het beheer van de woningen en het complex. De ondersteuner kan helpen om die op papier te krijgen.

Lijstje van beslissingen in de beheerfase:

• Activiteiten gericht op de werving van nieuwe kandidaten
• Het opstellen van een toelatingsbeleid
• Oprichten van een vereniging van eigenaren/bewonersvereniging
• Afspraken maken over het beheer
• Vaststellen van een huishoudelijk reglement

Doorlopende werving

In de voorbereiding maar ook nog vlak voor oplevering van de woningen vallen mensen af. Oorzaken kunnen zijn: overlijden of verhuizen, maar het kan ook zijn dat de durf of de financiële middelen ontbreken. Tussen initiatief en oplevering zit doorgaans ook een groot aantal jaren en in die tijd kunnen de omstandigheden ingrijpend veranderen. Uitdunning is dan ook een gegeven.

Tip: het is raadzaam om het aantal woningen voor de woongemeenschappen kleiner te laten zijn dan het aantal leden van de initiatiefgroep. Vuistregel van sommige initiatiefgroepen: aantal wooneenheden twee derde van het aantal leden van de initiatiefgroep.

Anderzijds kan men ook gedurende alle fasen van het project blijvend aandacht besteden aan het aantrekken van aspirant-leden voor de opengevallen plaatsen. Ook na oplevering is een public relations- en wervingsbeleid ter wille van de continuïteit vaak hard nodig.

Succesvolle wervingsactiviteiten

• Een open dag, waarop mensen in de gelegenheid worden gesteld de woongemeenschap te bezoeken en met de bewoners te praten.
• Inschakelen van een journalist met belangstelling voor andere woonvormen: een artikel in de krant of een interview op de radio en lokale televisie kan bijdragen aan het wegnemen van vooroordelen of misverstanden.
• Verspreiding van een folder over de eigen woongemeenschap in bijvoorbeeld bibliotheken, wachtruimtes en op bijeenkomsten die bezocht worden door personen die waarschijnlijk aan het profiel van het lidmaatschap voldoen..
• Plaatsing van een advertentie in bladen die de doelgroep leest.
• Meedoen aan de jaarlijkse GemeenschappelijkWonenDag[1], op de derde zaterdag van mei, door op die dag de eigen woongemeenschap open te stellen voor belangstellenden.

Toelatingsbeleid

Nieuwelingen moeten de doelstellingen van de groep onderschrijven en ook anderszins daarin passen. Ook wordt van hen een bijdrage verlangd aan het vitaal houden van de woongemeenschap. Tijdens de selectie van kandidaten kan een toelatingsbeleid houvast bieden. Daarin worden het gewenste profiel van de aspirant-leden en de selectieprocedure beschreven.

• In het profiel van de kandidaat kan iets gezegd worden over de gewenste leeftijdscategorie, het geslacht, de mate van zelfredzaamheid, hobby's en een subjectieve zaak als "passen in de groep of daaraan iets toevoegen".
• In de omschrijving van de procedure staat hoe de selectie gebeurt: het aantal gesprekken, wie de gesprekken namens de woongroep zullen voeren, etc. Deze procedure kan door de groep worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

Profielschets kandidaten

Bij Palet wordt het profiel van kandidaten aangepast aan de situatie en de samenstelling van de groep. Er kan op een bepaald moment bijvoorbeeld behoefte zijn aan een kandidaat die mobieler is dan de andere bewoners. Of men zoekt naar een persoon met een redelijk ruim (eventueel persoonsgebonden) budget.

Kennismakingsperiode

Een besluit tot toelating betekent doorgaans dat de betrokkene aspirant-lid wordt van de woongemeenschap en een kennismakingsperiode gaat doorlopen. Pas daarna kan, soms door alle leden van de woongemeenschap, soms door een ballottage-commissie, over een volwaardig lidmaatschap beslist worden. Doel van de kennismakingsperiode is om op basis daarvan tot een goede beslissing te komen. Duur en inhoud van de kennismaking zullen per woongemeenschap verschillen. Soms worden aspirant-leden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen of andere activiteiten. Maar er zijn ook woongemeenschappen die de mogelijkheid bieden om een paar dagen bij de woongemeenschap te logeren, zodat men aan den lijve kan ondervinden hoe de woongemeenschap functioneert.

Afspraken over het beheer

Als een project met koopappartementen wordt opgeleverd, moet er een zogenaamde splitsingsakte worden opgesteld om het geheel op te delen. De kopers zijn wettelijk verplicht samen een Vereniging van Eigenaren te vormen om onderlinge afspraken te maken over het onderhoud.

Wanneer het huurwoningen betreft zijn er afspraken nodig met de verhuurder die worden vastgelegd in een beheerovereenkomst. Van de kant van de bewoners zijn twee punten in die overeenkomst van belang:

• in de eerste plaats moet worden afgesproken dat woningtoewijzing uitsluitend gebeurt op voordracht van de woongroep, c.q. de bewonersvereniging, ter wille van de handhaving van het specifieke karakter van en de samenhang in de groep; dit heet co-optatie
• in de tweede plaats zijn er goede afspraken nodig over aanpak van leegstand en over de financiële risico's daarvan.

Een argument om het risico bij de corporatie te leggen is, dat in de huurprijs dat risico al (voor een deel) is meegerekend. Bovendien komt een zorgvuldige procedure de samenhang in de groep ten goede en daarmee de kwaliteit van het onderhoud van het complex, een voordeel voor de corporatie, die daarmee tijd en geld bespaart.

In eigen beheer

De Tilburgse woongemeenschap 'Samen Verder' coördineert zelf de aanmelding van nieuwe bewoners. De woningcorporatie bemoeit zich niet met de toewijzing. Dat doet de voltallige woongroep. De corporatie is bereid twee maanden leegstand te accepteren. Door de groep worden verschillende gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Drie maal per week vinden er gezamenlijke koffieochtenden plaats. Een activiteitencommissie coördineert een handwerkclub, een kaartclub en een zang- en dansgroep. De groep heeft in eigen gelederen een klusjesman. Het schoonhouden van de gemeenschappelijke ruimten wordt onderling, via een rooster, geregeld. De grote gemeenschappelijke tuin is door de leden zelf ingericht en wordt ook gezamenlijk onderhouden.

Huishoudelijk reglement

Na oplevering kunnen de onderlinge verhoudingen in een groep sterk veranderen. Bestuursleden die prima functioneerden als aanjagers tijdens de voorbereiding en de bouwfase, blijken minder geschikt voor de organisatie van het dagelijkse beheer.

Mensen die zich jarenlang samen hebben ingezet voor een project, zijn niet altijd ideale buren. Het is belangrijk, dat groepsleden zich realiseren, dat ze eigenlijk geen echte ervaring hebben met het gemeenschappelijke karakter van hun woonvorm. Over het onderhoud en beheer moeten daarom duidelijke afspraken worden gemaakt. Het huishoudelijk reglement is daarvoor geschikter dan statuten. Voor wijziging van de statuten heeft men een notaris nodig; een huishoudelijk reglement kan door de ledenvergadering worden gewijzigd.

In een huishoudelijk reglement kan een aantal zaken ten aanzien van het beheer en het eigen functioneren worden omschreven. Voorbeelden:

• vergaderfrequentie
• regels voor huisdieren
• onderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen

Tip: het is raadzaam het huishoudelijk reglement na een of twee jaar bij te stellen.

Aard van mogelijke ondersteuning

Vaak loopt het aandeel van de ondersteuner na oplevering en begin van de bewoning terug of verdwijnt die helemaal. Als er ondersteuning blijft is de rol die van procesbegeleider en intermediair.

• In zijn rol van procesbegeleider kan de ondersteuner een bijdrage leveren aan afspraken met de woningcorporatie, de opstelling van een toelatingsbeleid en van een huishoudelijk reglement. Daarnaast helpt hij bij de organisatie van gezamenlijke activiteiten.
• Als intermediair onderhoudt de ondersteuner contacten buiten de groep, bijvoorbeeld met de zorgaanbieder en woningcorporatie. Met enige regelmaat kan met deze partijen over de voortgang worden gesproken.

Vaste begeleiding

De woongroep Santosa uit Rotterdam wordt drie tot vijf uur per week begeleid door de welzijnsorganisatie Setasan. Tot de taken van de ondersteuner behoren:

• contacten met de woningcorporatie en de sociale dienst
• screening van de wachtlijst
• informatieverstrekking aan belangstellenden
• ondersteuning van het groepsproces
• hulp bij het organiseren van gezamenlijke activiteiten
• beantwoording van individuele hulpverzoeken

Schema: overzicht van de eventuele behoefte aan ondersteuning in de beheerfase

Onderwerp:	Wervingsactiviteiten
Vragen:	Hoe kandidaat-leden werven?
Ondersteuning:	Opstellen wervingsplan

Onderwerp:	Toelatingsbeleid
Vragen:	Aan welk profiel moeten kandidaten voldoen? Hoe verloopt de selectie? Hoe verloopt de kennismaking en introductie?
Ondersteuning:	Opstellen introductieprotocol
(Procesfunctie)	Opstelling toelatingsbeleid

Onderwerp:	Beheer
Vragen:	Welke afspraken zijn nodig met de beheerder? Welke onderlinge groepsafspraken dienen daartoe?
Ondersteuning:	Begeleiding oprichting Vereniging van Eigenaren/Bewonersvereniging
(Procesfunctie)	Begeleiding overeenkomst met corporatie Opstelling Huishoudelijk Reglement
(Intermediair)	Onderhoud contacten met corporatie c.q. andere partners Onderwerp: Gezamenlijke activiteiten Vragen: Welke wensen leven in de groep?
(Procesfunctie)	Hulp bij organisatie van activiteiten Beheer gemeenschappelijke voorzieningen