Voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst
Ondergetekenden: ........... (opdrachtgever) en .................. (bewonersvereniging)
in aanmerking nemende
- dat deze overeenkomst tot doel heeft de samenwerking te regelen tijdens de plan- en bouwfase van het project
- dat het uitgangspunt voor beide partijen zal zijn het programma van eisen, zoals dat in het vooroverleg tussen ondergetekenden is opgesteld en dat als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
1. Het projectteam
Er wordt een vast projectteam samengesteld dat bestaat uit:
- tenminste drie leden van de bewonersvereniging
- medewerkers van de opdrachtgever
- de architect
Het aantal deelnemers namens de opdrachtgever en namens de bewonersvereniging zal zoveel mogelijk gelijk zijn.
2. Taken van het projectteam
Taken van het projectteam zullen onder andere zijn:
- het kritisch beoordelen van het voorlopig programma van eisen
- het voorbereiden, begeleiden en beoordelen van het voorlopig ontwerp
- het begroten van de stichtingskosten
- het berekenen van exploitatie- en woonlasten
- goedkeuring van het definitieve ontwerp
- beoordeling van en ter goedkeuring voordragen aan de opdrachtgever van bestek, bestektekeningen en begroting
3. Inspraakronde bewonersvereniging
Zowel voor de goedkeuring van het voorlopig ontwerp als voor de goedkeuring van het definitieve ontwerp wordt een inspraakronde gehouden. Daarbij zullen alle toekomstige bewoners worden betrokken. De inspraakresultaten zullen op zorgvuldige wijze betrokken worden bij de verdere planontwikkeling.
4. De vergaderingen van het projectteam
De bewonersvereniging heeft het recht zich te laten vergezellen door een externe deskundige. De vergaderingen van het projectteam kunnen op uitnodiging van de voorzitter ad hoc door derden worden bijgewoond. De agenda van de vergaderingen wordt in onderling overleg vastgesteld. Van elke vergadering zal een besluitenlijst worden gemaakt die tijdig voor de aanvang van de volgende vergadering zal worden toegezonden. De opdrachtgever verzorgt het voorzitterschap en het secretariaat van het projectteam.
5. Het bouwteam
Het bouwteam bestaat uit het projectteam waaraan de aannemer is toegevoegd.
6. Taken van het bouwteam Taken van het bouwteam zullen onder andere zijn:
- het bewaken van de bouw met betrekking tot planning, eventuele afwijkingen van het definitieve ontwerp en het bespreken van individuele keuzemogelijkheden;
- het nemen van besluiten over bouwtechnische aangelegenheden.
7. Financiering, aanbesteding en bouwopdracht
De financiering, de aanbesteding en de bouwopdracht behoren tot de competentie van de opdrachtgever en vallen geheel buiten deze overeenkomst.
8. Lijst van aspirant-bewoners
In de periode die voorafgaat aan het gereedkomen van het project zal de bewonersvereniging alles in het werk stellen om het aantal reële gegadigden voor de bewoning op peil te houden.
9. Beheersovereenkomst
Over de wijze van beheer van het project zal zo spoedig mogelijk een speciale overeenkomst worden gesloten tussen de opdrachtgever c.q. eigenaar en de bewonersvereniging.
10. Besluitvorming
De eindverantwoordelijkheid voor de realisering van het project ligt bij de opdrachtgever. Het project- of bouwteam bereidt de besluitvorming van de opdrachtgever voor. Deze voorbereiding moet steeds in goed overleg plaatsvinden. Partijen moeten daarom steeds tijdig over alle noodzakelijke informatie beschikken. De opdrachtgever zal bij zijn besluiten niet afwijken van de gedane voorstellen, tenzij na nieuw overleg met het project- of bouwteam. Ad hoc besluiten moeten worden vermeden. Indien dit toch nodig is zonder dat overleg met alle betrokkenen kon plaatsvinden, wordt hiervan achteraf verantwoording afgelegd. Dit geldt met name voor besluiten die door de bouwdirectie moeten worden genomen om het werk niet te laten stagneren.
11. Geschillen
In geval van onenigheid binnen het project- of bouwteam zal eerst opnieuw getracht worden overeenstemming te bereiken. Blijft het meningsverschil bestaan, dan wordt in onderling overleg een onafhankelijke voor beide partijen acceptabele bemiddelaar gezocht. Deze zal een advies verstrekken dat voor beide partijen bindend is.
